Condizioni generali di servizio

Ultimo aggiornamento: 25 settembre 2026

1. Parti e ambito

Le presenti Condizioni generali (le "Condizioni") regolano la fornitura dei servizi Benfatto da parte di BENFATTO, S.L., con sede in Calle Santa Clara 6, Planta 3, Puerta A, 07001 Palma de Mallorca (Illes Balears, Spagna), NIF/VAT ESB56165764, iscritta al Registro Mercantil de Illes Balears, Tomo 3018, Folio 209, Sección 8, Hoja PM-97623 ("Benfatto"), al cliente che li acquista (il "Cliente").

I servizi sono destinati esclusivamente a imprese e professionisti (ristoranti, locali e attività simili). Il Cliente dichiara di agire nell'ambito della propria attività imprenditoriale o professionale e non come consumatore.

Fanno parte integrante del contratto:

• l'ordine (acquisto online o modulo d'ordine firmato), che indica i servizi scelti, il piano e il prezzo;
• queste Condizioni;
• l'l'Accordo sul trattamento dei dati (DPA) allegato al contratto e l'elenco dei sub-responsabili in allegato.

In caso di contrasto prevale l'ordine, poi il DPA per quanto riguarda i dati personali, poi queste Condizioni.

2. I servizi

Benfatto fornisce software in modalità SaaS per la gestione della comunicazione e delle prenotazioni dei locali. A seconda di quanto acquistato, i servizi possono comprendere:

• BenWapp: gestione dei messaggi WhatsApp del locale (invio, ricezione, modelli, notifiche);
• Ben: assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale per chat web e WhatsApp;
• BenCall: assistente vocale basato su intelligenza artificiale che risponde alle chiamate del locale;
• Prenotazioni: agenda e pagina di prenotazione online, anche integrata con sistemi di terzi come Restoo;
• pannello di amministrazione, statistiche e supporto.

Le caratteristiche di ogni servizio e piano sono descritte sul sito benfatto.io e nell'ordine. Benfatto può migliorare, aggiornare o modificare le funzionalità, purché non riduca in modo sostanziale quelle essenziali del piano acquistato.

3. Attivazione e account

• Il Cliente fornisce dati veri e completi, anche fiscali, e li tiene aggiornati.
• Le credenziali di accesso sono riservate. Il Cliente risponde dell'uso del proprio account e avvisa subito Benfatto in caso di accesso non autorizzato.
• Per alcuni servizi il Cliente deve fornire o collegare risorse proprie: numero di telefono, account WhatsApp Business, account del sistema di prenotazione. Il Cliente garantisce di averne il diritto.

4. Prezzi, fatturazione e pagamento

• I prezzi sono quelli indicati nell'ordine o nel listino pubblicato al momento dell'acquisto, IVA esclusa.
• IVA: per i Clienti con sede in un altro Stato UE e partita IVA valida nel sistema VIES, la fattura è emessa senza IVA spagnola, in regime di inversione contabile (art. 196 Direttiva 2006/112/CE). Per i Clienti con sede in Spagna si applica l'IVA spagnola. [Da verificare con il consulente fiscale.]
• Piani mensili: pagamento anticipato ogni mese. Piani annuali: pagamento anticipato per l'intero anno, al prezzo scontato indicato.
• Il pagamento avviene con carta tramite il fornitore di pagamenti indicato nella procedura d'acquisto, che addebita automaticamente i rinnovi, oppure con bonifico quando previsto nell'ordine.
• I costi di terzi legati all'uso (per esempio minuti di chiamata o conversazioni WhatsApp oltre quanto incluso nel piano) sono indicati nell'ordine o nel listino.
• Mancato pagamento: dopo un avviso e [15] giorni senza pagamento, Benfatto può sospendere i servizi fino al saldo. Dopo [60] giorni può risolvere il contratto.
• Modifica dei prezzi: Benfatto può aggiornare i prezzi con un preavviso di almeno 30 giorni. Il nuovo prezzo si applica dal rinnovo successivo. Se il Cliente non lo accetta, può disdire prima del rinnovo.

5. Durata, rinnovo e disdetta

• Il contratto dura per il periodo del piano acquistato (un mese o un anno) e si rinnova automaticamente per periodi uguali.
• Il Cliente può disdire in qualsiasi momento dal pannello o scrivendo a [email protected]. La disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato, che resta utilizzabile.
• Non sono previsti rimborsi per periodi già iniziati, salvo quanto previsto per la prova gratuita o diversamente indicato nell'ordine.
• Prova gratuita: se l'ordine prevede un periodo di prova, il Cliente può disdire entro la fine della prova senza alcun addebito.
• Ciascuna parte può risolvere il contratto con effetto immediato in caso di inadempimento grave dell'altra non sanato entro 15 giorni dalla contestazione scritta.

6. Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

• usare i servizi nel rispetto della legge e delle condizioni delle piattaforme collegate (in particolare le politiche di WhatsApp Business e Meta, di Twilio e del proprio sistema di prenotazione);
• non inviare spam né comunicazioni commerciali senza il consenso dei destinatari, e rispettare le regole sui modelli di messaggio WhatsApp;
• fornire all'assistente IA informazioni corrette e aggiornate (orari, menù, prezzi, politiche del locale), perché le risposte si basano su di esse;
• informare i propri clienti sul trattamento dei loro dati, come titolare del trattamento (vedi punto 9 e DPA);
• non tentare di aggirare le misure di sicurezza o di usare i servizi per attività illecite.

7. Intelligenza artificiale

• Ben e BenCall usano modelli di intelligenza artificiale di terzi (vedi l'elenco dei sub-responsabili in allegato). Le risposte sono generate automaticamente e, pur con i controlli che Benfatto applica, possono contenere errori: informazioni imprecise, prenotazioni registrate in modo scorretto, richieste non comprese.
• Il Cliente resta responsabile di verificare le prenotazioni e le comunicazioni importanti nel proprio sistema di gestione, e di intervenire quando l'assistente passa la conversazione a una persona.
• Trasparenza: in conformità all'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), l'assistente è configurato per far capire ai clienti del locale che stanno interagendo con un sistema di intelligenza artificiale. Il Cliente non deve modificare le istruzioni per nasconderlo.
• Le chiamate gestite da BenCall non vengono registrate in audio. Viene conservata la trascrizione testuale della conversazione, consultabile dal Cliente nel pannello.
• Benfatto non usa i dati del Cliente né dei suoi clienti per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

8. Servizi e piattaforme di terzi

Alcuni servizi dipendono da piattaforme di terzi (Meta/WhatsApp, Twilio, OpenAI, Restoo e altri). Benfatto non controlla queste piattaforme e non risponde di interruzioni, modifiche delle loro API o condizioni, limitazioni o blocchi decisi da loro, per esempio la sospensione di un numero WhatsApp. In questi casi Benfatto si impegna ad avvisare il Cliente e a cercare una soluzione alternativa ragionevole.

Per alcuni collegamenti WhatsApp Benfatto può usare, su richiesta o con l'accordo del Cliente, un gateway non ufficiale basato su WhatsApp Web anziché la WhatsApp Business Platform di Meta. Il Cliente è informato che questo tipo di collegamento non è autorizzato da Meta e può comportare la limitazione o il blocco del numero da parte di WhatsApp, rischio di cui Benfatto non risponde.

9. Protezione dei dati personali

• Per i dati del Cliente (referenti, fatturazione, uso del servizio) Benfatto è titolare del trattamento, come descritto nella Politica sulla privacy.
• Per i dati dei clienti del locale (prenotazioni, conversazioni, chiamate), il titolare è il Cliente e Benfatto agisce come responsabile del trattamento secondo l'Accordo sul trattamento dei dati, che fa parte del contratto e si intende accettato con queste Condizioni.

10. Disponibilità e assistenza

• Benfatto si impegna con ragionevole diligenza a mantenere i servizi disponibili, con un obiettivo del 99% su base mensile, escluse le manutenzioni programmate (comunicate con anticipo quando possibile) e i disservizi delle piattaforme di terzi. L'obiettivo non dà diritto a penali o rimborsi, salvo diverso accordo scritto nell'ordine.
• L'assistenza è disponibile via email e dal pannello, dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00 (ora italiana), festivi esclusi.

11. Proprietà intellettuale

Il software, i marchi Benfatto, Ben, BenCall e BenWapp e i materiali del servizio appartengono a Benfatto o ai suoi licenzianti. Il Cliente riceve un diritto d'uso non esclusivo e non cedibile per la durata del contratto. I contenuti e i dati del Cliente restano suoi.

12. Riservatezza

Le parti mantengono riservate le informazioni non pubbliche ricevute dall'altra parte durante il contratto e per i 2 anni successivi alla sua cessazione, salvo obblighi di legge.

13. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva di Benfatto per qualsiasi danno derivante dal contratto è limitata all'importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento. Benfatto non risponde di danni indiretti, mancati guadagni, perdita di clienti o di prenotazioni. Restano salvi i casi di dolo o colpa grave e gli obblighi del DPA.

14. Fine del contratto

Alla cessazione il Cliente può esportare o richiedere i propri dati entro 30 giorni. Trascorso questo periodo, Benfatto cancella i dati personali trattati per conto del Cliente come previsto dal DPA, salvo obblighi di conservazione di legge.

15. Modifiche delle Condizioni

Benfatto può modificare queste Condizioni con un preavviso di almeno 30 giorni via email o nel pannello. Se il Cliente non accetta le modifiche, può disdire prima che entrino in vigore.

16. Legge applicabile e foro

Il contratto è regolato dalla legge spagnola. Per qualsiasi controversia è competente in via esclusiva il foro di Palma de Mallorca (Spagna).

17. Contatti

BENFATTO, S.L. – [email protected]

Allegato – Elenco dei sub-responsabili

Questi sono i fornitori a cui BENFATTO, S.L. affida parte del trattamento dei dati dei clienti dei locali, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati allegato al contratto. Il ricorso a ciascuno dipende dai servizi attivati dal Cliente.

Fornitore	Servizio	Quando interviene	Sede dei dati
DigitalOcean, LLC	Server, database e archiviazione dei file	Sempre	UE (Francoforte, Germania)
Cloudflare, Inc.	Rete di distribuzione, sicurezza e protezione dagli attacchi	Sempre	Rete globale / USA
OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.	Modelli di intelligenza artificiale per le risposte in chat, la voce e la trascrizione	Ben, BenCall	USA
Twilio Ireland Ltd / Twilio Inc.	Numeri di telefono, chiamate e messaggistica WhatsApp	BenCall, BenWapp (su Twilio)	USA / UE
Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp)	WhatsApp Business Platform	BenWapp e Ben su WhatsApp	UE / USA
[Hetzner Online GmbH / DigitalOcean, LLC]	Server del gateway WhatsApp non ufficiale (Evolution API)	Solo per i Clienti collegati con questo gateway	[UE]
Team Interactive, S.L. (Restoo)	Sistema di prenotazione con cui si sincronizzano le prenotazioni	Solo per i Clienti che usano Restoo	[UE]
Railsware Products Studio (Mailtrap)	Invio delle email di conferma e promemoria	Prenotazioni e notifiche email	[UE / USA]
Ma-No Web Design and Development, S.L.	Sviluppo, manutenzione tecnica e assistenza di secondo livello	Interventi tecnici	UE

I trasferimenti verso gli Stati Uniti avvengono sulla base dell'EU-U.S. Data Privacy Framework o delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea. Le modifiche a questo elenco sono comunicate come previsto dall'Accordo sul trattamento dei dati.