Nel settore della ristorazione, il successo di un’attività dipende in gran parte dalla capacità di comprendere le esigenze dei clienti. Oggi non è più il ristoratore a dettare le regole, ma il cliente: l’offerta è vasta e la concorrenza alta, per cui è essenziale ascoltare, osservare e adattarsi continuamente ai desideri dei consumatori.

Grazie ai sistemi basati sull’intelligenza artificiale, i ristoranti possono automatizzare le conferme, i promemoria e le cancellazioni delle prenotazioni, riducendo il carico di lavoro del personale e minimizzando gli errori.

Le cancellazioni di pranzi o cene non sono molto frequenti. E nemmeno i no-show, Tuttavia, è possibile che il numero di commensali prenotati si riduca o, al contrario, che si presenti un numero di commensali superiore a quello previsto, cosa che può anche far saltare i nostri conti). Ma questo, in fin dei conti, non è un problema così grave come le cancellazioni dell’ultimo minuto, quando le scorte sono già esaurite e, inoltre, non ci si aspetta che arrivino altri clienti. Ogni stagione nel settore alberghiero e della ristorazione è diversa dall’altra e la situazione attuale comporta un’ampia varietà di circostanze sociali e individuali. Pertanto, non potremmo affrontare questo argomento nello stesso modo se stessimo parlando di pandemia. O se stessimo parlando di aree che hanno subito qualche tipo di catastrofe. Ma se ci trovassimo in un contesto di “normalità”, dovremmo adottare misure per penalizzare e, soprattutto, scoraggiare le cancellazioni delle cene di Natale? E che dire di quelle in altri periodi dell’anno con un’occupazione inferiore e un numero minore di commensali? Noi di Benfatto, i tuoi esperti nella gestione delle attività di ristorazione, abbiamo la nostra opinione in merito. Tuttavia, vogliamo farti riflettere sull’opportunità di penalizzare i mancati arrivi e le cancellazioni dei pranzi e delle cene di Natale (o di qualsiasi altro periodo, in realtà). Vogliamo che tu rifletta sul fatto che stai facendo ciò che è giusto per la tua azienda, rimanendo al contempo etico. E, ovviamente, senza passare (e non apparire) come abusivo. Perché quest’ultimo aspetto potrebbe portarti solo grattacapi nel lungo periodo. Sanzioni per l’annullamento delle cene  Mettiamoci in situazione e rivediamo il contesto in cui ci troviamo dopo la crisi sanitaria, dove il settore aveva appena attraversato una prova che molti non hanno superato. Nel 2021, diversi ristoranti sono stati denunciati per le penali applicate ai clienti che avevano disdetto dopo la scadenza o non si erano presentati. L’organizzazione considerava queste penali abusive, anche se il cliente era a conoscenza delle condizioni di prenotazione di questi ristoranti, che erano chiaramente esposte sui rispettivi siti web. Nei vari casi, si ha sostenuto che il cliente non ha usufruito del servizio che gli era stato addebitato. E che gli importi addebitati in alcuni casi erano eccessivi.  La polemica era già pronta. Da allora, il tema delle cancellazioni nei ristoranti e della loro penalizzazione non ha smesso di avanzare e di fare notizia. Fino a tempi relativamente recenti, le aziende non adottavano alcuna misura per mitigare le cancellazioni. La realtà è che cancellare questo tipo di servizio dopo la scadenza o non presentarsi comporta un danno economico per il ristorante. A maggior ragione nei periodi di alta stagione, come il periodo natalizio. Come le cancellazioni incidono realmente sui ristoranti Pertanto, tutte le cancellazioni di cene o pranzi natalizi per gruppi grandi o piccoli rappresentano una difficoltà economica per qualsiasi ristorante. Qualunque sia e qualunque sia il suo cachet. Per quanto riguarda il costo di tale penale, ovviamente può essere considerato più o meno appropriato, ma il fatto è che se il cliente conosce le condizioni di prenotazione e cancellazione in anticipo e le accetta, non può lamentarsi in seguito. Lo stesso vale per gli hotel, ad esempio. Se il cliente procede con la prenotazione, accetta implicitamente tali condizioni. Diverso sarebbe il caso in cui la politica di prenotazione e cancellazione dell’azienda non venisse comunicata al cliente al momento della prenotazione o della stipula del contratto. Non possiamo e non vogliamo fare valutazioni su casi specifici, ma bisogna tenere presente che ogni mancata presentazione o cancellazione di una prenotazione comporta un costo reale e un costo opportunità.  In altre parole, nel migliore dei casi, cioè quando il tavolo cancellato viene rioccupato con lo stesso numero di commensali, è possibile che, aspettando la prenotazione che non è mai arrivata, si perda l’opportunità di raddoppiare il numero di commensali. Oppure, se la cancellazione è tardiva, il numero di commensali potrebbe essere inferiore a quello iniziale e potremmo non essere in grado di ridistribuire i tavoli per occupare i posti che si sarebbero liberati. Se la disdetta è per le cene di Natale, bisogna anche tenere conto del fatto che, essendo alta stagione, il ristorante si sarà rifornito abbondantemente.  D’altra parte, bisogna anche considerare che se l’annullamento è per gruppi, è consuetudine avere un menù chiuso contrattato in anticipo. In questo caso, è ancora più complicato tirare fuori quegli ingredienti se questi clienti non partecipano. Un altro aspetto da tenere presente è che in questo periodo dell’anno è comune dover assumere degli extra per fornire un servizio adeguato. E questi extra devono essere pagati a fine giornata, che si tratti di 10 o 200 commensali. Non tutte le attività gastronomiche hanno la fortuna (o l’abilità) di avere clienti che aspettano alla porta che altri cancellino i loro tavoli. Ancora una volta, il buon senso e la serietà dovrebbero guidarci in questi casi. Come evitare le cancellazioni È molto difficile evitare no-show e cancellazioni alle cene di Natale e in qualsiasi altro periodo dell’anno. Se non per un motivo o per un altro, accadono. Tuttavia, cercando di essere ottimisti e facendo buon viso a cattivo tempo, possiamo cercare di ridurre queste situazioni indesiderate. Chiedi un deposito. Questa misura è utilizzata soprattutto a livello internazionale. Sappiamo bene che non sarà molto popolare in Spagna, dato che non siamo abituati. Dobbiamo precisare che nei ristoranti non siamo abituati a chiedere una caparra. Ma negli hotel, ad esempio, e in occasione di matrimoni ed eventi, sì. Educhiamo i nostri clienti su questi temi. Certamente potremo incontrare lamentele da parte dei consumatori in caso di trattenuta della caparra per mancata presentazione o cancellazione tardiva. Ma se la caparra è simbolica (5€ per commensale o 15€ per tavolo inferiore a 6 persone, ad esempio), potrebbe non essere una cattiva idea. In altre parole, potrebbe scoraggiare le cancellazioni tardive, ma potrebbe non infastidire il cliente a tal punto da presentare una richiesta di risarcimento. Non accettare prenotazioni dopo un certo orario. Questo viene già fatto in molti